公司建成国网系统首家省级档案资源共享利用中心

发布日期: 2018-02-14

        日前,公司联合紫光软件系统有限公司建成的国家电网公司首家省级档案资源共享利用中心(以下简称档案共享中心)通过测试投入使用。
        “我们开发的共享中心,实现了档案在省、市、县各单位间无层级共享,打破了原有的‘无形之墙’。凡是进入中心的档案,都可以被通过身份审批的用户进行检索、利用。”公司办公室文档处张颖介绍,办公室作为档案归口管理部门,主要负责档案共享范围等规则制定、档案共享中心系统维护、相关工作协调支撑等工作。以往档案保存常常存在实体独立保管及跨单位难以共享等壁垒,各级单位档案管理人员都是各管三分田,仅负责本单位共享档案的管理工作,想要查阅同层级甚至是更高层级单位的档案非常困难。
        为了彻底解决这个问题,最大程度发挥档案资源的基础性支撑作用,公司办公室认真组织学习了国内外档案资源利用服务典型经验,充分挖掘数字档案的资源优势,创新创造,对非涉密类存量档案进行了类别细分,制定档案共享原则:对于文书档案,根据关键字进行分类;对于工程档案,根据电压等级、所属项目、档案分类等确定是否共享;对于照片档案、声像档案、实物档案等,原则上全部纳入档案共享中心。
        “我们实行人工和智能双把关法,对存量档案进行自动判别筛选;同时采用人工辅助判别的方式,对未纳入共享中心的存量档案进行再次筛选,尽可能将符合共享条件的档案纳入共享中心,实现全省各单位共享,便于提供利用。”张颖表示。值得一提的是,该中心还将档案共享范围判别纳入档案日常归档流程,实现共享中心的前置控制,确保增量档案实时进入共享中心;档案归档时,档案系统自动判断并形成相应推荐,并由档案人员进行共享确认。
        此外,为方便各单位用户检索、利用,公司将档案共享中心检索功能集成到了现有档案管理信息系统。用户可通过“全网检索”链接进入档案共享中心检索档案资源,并根据检索结果与关键词的关联度进行排序,并显示各项档案的基本信息和电子文件。
        “以前我们想搜索同级别单位的工程档案,要么就是各地市之间跑一趟,要么就是电话询问,都要走流程,不够方便、快捷,现在有了这个共享中心,鼠标点一点等待审批通过后就能看到想找的档案,好用极了!”南京供电公司运检部员工在体验了共享中心后表示。
        档案共享中心的建成很大程度上方便了工作的开展,同时公司也并没有松懈档案的保密工作。据介绍,该共享中心不仅延用了现有系统的身份审查方式,对用户使用的情况进行在线监测和异常告警,对异常使用可及时进行预警,对档案的跨单位正常使用还建立了审批使用制度,通过审批的用户才拥有使用权许可证。许可证包含档案资源编号、用户编号、档案使用方式、使用期限、使用所在终端IP、使用时间等信息。
        在此基础上,该共享中心还采用了多种技术手段保护档案资源:将档案转换成版式文件供用户浏览,并嵌入数字水印显示档案利用者姓名、单位和利用时间;建立审计与日志,对用户使用档案的行为可进行追溯检查。“我们希望从根源上确保档案资源在共享和利用过程中,不被非法窃取、非法利用。”张颖说。(章岑)